Kako ispravno napisati upit?

Kako ispravno napisati upit?

Podijelite s prijateljima i kolegama na društvenim mrežama

Ovom ćemo se prilikom osvrnuti na ispravno pisanje upita, a da bismo razumjeli zbog čega je to važno najprije treba odgovoriti na sljedeće pitanje:

Što je upit?

Vjerujem da većina ljudi (koji rade u odjelima nabave i prodaje) upit definira kao radnju prilikom koje zainteresirana osoba ili pravni subjekt od dobavljača traži točne informacije o specifičnom proizvodu: količinu, cijenu i rok isporuke. To je potpuno ispravan odgovor koji međutim nije potpun. Upravo zbog te skraćene definicije u praksi nerijetko imamo slučaj sa "slobodnim" oblicima upita.
 
Upit je prije svega vrsta poslovnog pisma. U svijetu poslovnih komunikacija to je važan dokument i zbog toga je potrebno da se prilikom njegovog pisanja i slanja poštuju određena pravila. S obzirom na svoju specifičnu namjenu, upit je najčešće prvi oblik komunikacije s novim poslovnim partnerom koji će pokazati vaše manire kao osobe koja ga je (pot)pisala i oslikati zrelost i ozbiljnost poduzeća u kojem radite.

Prvi je dojam najvažniji

Mnogo ste puta čuli kako je prvi dojam najvažniji, a i na vlastitom ste iskustvu to provjerili nebrojeno puta. Jednako vrijedi i za poslovno dopisivanje. Upitom započinjemo neki oblik poslovnog odnosa s osobom i/ili pravnim subjektom koji će gledajući oblik dopisa, način pisanja i sam sadržaj odlučiti jeste li vrijedni njegovog vremena i truda.
 
Možda vam to izgleda neprofesionalno ili neprimjereno, međutim danas je poslovna konkurencija iznimno velika i dobavljači primaju na tisuće upita dnevno i sve je teže razlikovati kvalitetnog klijenta od takozvanih padobranaca. U toj količini informacija najlakše je izdvojiti i ne odgovoriti upravo na one upite koje dobavljač ocijeni kao neozbiljne.
 
Koji su upiti neozbiljni?

Najčešće su to neoblikovani upiti, bez strukturiranih podataka, bez početka ili kraja. U tu skupinu posebno spadaju prazni emailovi kojima je priložena slika s upitom napisanim rukom ili samo skenirana lista internih oznaka. Ukoliko mislite da ćete bolje proći šaljući to isto na fax uređaj, varate se. Većina današnjih ureda fax poruke prima na računalo, a osim toga email je postao osnovni oblik komuniciranja. (Naravno uz skype, viber i ostale suvremene servise koji su na ovim prostorima još uvijek nedovoljno zastupljeni).
 

Pošaljite upit novim poslovnim partnerima!

Megaspel d.o.o.

Optujska ulica 55, Varaždin, Croatia
042 303 934

Megaspel d.o.o.

SBS INTERNATIONAL LTD

Wolverhampton
01920 701300

SBS INTERNATIONAL LTD

Cuchillas y Derivados de Aceros Especiales S.A. (CAESA)

Carrer Josep Bonastre Josep Bonastre, Caldes de Montbui, Spain
+34938627008

Cuchillas y Derivados de Aceros Especiales S.A. (CAESA)

BMS RACCORDI INOX

Via Bissoli 28/30, Calvene, Italy
+39 0445 860510

BMS RACCORDI INOX

Kako onda ispravno napisati upit?


U današnje vrijeme "online" života gdje su društvene mreže osnova za svakodnevnu komunikaciju, sve se više uočava trend oblikovanog sadržaja. Potrebno je naglasiti temu, odlomke, ono što je važno, te sve to pametno posložiti. I da ne zaboravimo, to se ondosi na ono neobavezno, svakodnevno komuniciranje s užim ili širim krugom prijatelja. Ljudima je na taj način lakše uočiti što im je važno, što je vrijedno pročitati. Koliko je onda to važnije kod poslovnog dopisivanja

Oblikovanje upita

Oblikovanje upita uključuje izbor odgovarajućih elemenata izgleda upita (e-mail ili na papiru) bez utjecaja na njegov sadržaj. Uključuje odabir fonta, elemente poslovnog pisma i oblik pisanja.

Odabir fonta

Odabir fonta jedan je od osnovnih elemenata svakog dopisa, pa tako i upita. Njegovim odgovarajućim izborom šaljete jasnu poruku primatelju koji iz njega može isčitati vašu profesionalnost i ozbiljnost.

Iako su istraživanja pokazala da ljudi općenito mogu pročitati sve vrste fontova s jednakom lakoćom, pokazalo se da čitljivost opada ili raste ovisno o očekivanjima primatelja. Drugim riječima primatelj upita u metalnom sektoru očekuje jednostavan i jasan, rekli bismo "tehnički" font. "Stilski" fontovi mogu izgledati lijepo i čak unijeti promjenu unutar jednoličnih emailova, ali će upravo ta razlika natjerati primatelja da na Vaš upit potroši više napora.

Drugi problem kod "stilskih" fontova je njihova nestandardnost. Font koji je instaliran na vašem računalu nije nužno instaliran na računalu primatelja. U tom će slučaju računalo pokušati prevesti vaš font u font računala, a svi smo barem jednom vidjeli koliko to može loše izgledati.


Važna je i veličina fonta. Prije upotrebe smartphone uređaja standardni font bio je 12 i nećete mnogo pogriješiti ukoliko ga upotrebljavate. S druge strane, danas se sve više emailova čita preko

pametnih telefona te je novi standard 14, a neki predlažu i 16.
 
Da ne dužimo previše, najbolje je odabrati jedan od standardnih fontova – Arial ili Times New Roman – a za veličinu fonta odabrati 12, eventualno 14.
 
Osobno koristim font Courier New. Ovaj font možda izgleda previše "robotski" međutim omogućuje preglednost i jednostavno oblikovanje razmaka jer su svi znakovi jednake veličine, za razliku znakova promjenjive veličine kod fontova Arial ili Times New Roman.

Elementi upita

Predmet upita


Mnogi ljudi koriste predmet upita umjesto sadržaja za prijenos poruke. To je pogrešno i nerijetko iznervira primatelja kada vidi prazan sadržaj i "kobasicu" u subjektu. Email nije SMS i nemojte  ga tako koristiti. Na takav upit sasvim sigurno nećete dobiti željeni odgovor.

U predmet se upisuju kratak i jasan opis emaila. Za lakše praćenje najpogodnije je upisati nešto u sljedećem obliku: Upit: Bešavne cijevi od nehrđajućeg čelika ili Upit za cijevi od nehrđajućeg čelika. Treba izbjegavati upis dimenzija, materijala i količine.

Postoje određeni slučajevi, kod velikih projekata kada je to prihvatljivo, na primjer: Upit za projekt  Zagreb – 80 tona čelika. U ovakvim slučajevima ukupna količina robe dat će težinu samom upitu.

Oslovljavanje primatelja


Nakon što ste napisali predmet prelazite na sadržaj i prvo što bistre trebali napisati jest ispravno oslovljavanje primatelja.

Ukoliko pišete konkretnoj osobi upit započnite s "Poštovana gospođo Prezime" ili "Poštovani gospodine Prezime". Ljudi cijene kada im se direktno obratite, naročito kada vide svoje ime. Jednako tako zapamtit će ako ste pogrešno napisali njihovo ime stoga budite pažljivi.

Ukoliko pišete nepoznatoj osobi ili osobama napišite samo  "Poštovani"
U slučaju da ste u dobrim odnosima s osobom kojoj šaljete upit možete napisati samo "Draga Ivana" ili "Dobar dan Mario".

Napisati u upitu samo nešto tipa "Bok", "Dan"  ne priliči poslovnoj komunikaciji.


Tema upita


Nerijetko se nakon oslovljavanja napiše nekoliko rečenica koje nemaju veze s upitom. Ponekad iz pristojnosti, ponekad da se predstavi poduzeće (kod prvog kontakta). To je najbolje ili preskočiti ili dodati na kraj poruke.

Odmah nakon oslovljavanja primatelja jasno pređite na razlog pisanja. Jedna rečenica bit će sasvim dovoljna: "molimo Vas ponudu za sljedeće" ili "za potrebe našeg projekta molim Vas ponudu za sljedeće". Obratite pažnju na riječ molimo ili molim ovisno o načinu izražavanja. Molim je puno snažnija riječ od "trebamo", "tražimo" ili neki drugi sličan kontekst. Primatelj će radije odgovoriti nekome tko je lijepo zamolio za ponudu nego nekome tko je traži.

Nakon uvodne rečenice slijedi dio s konkretnim upitom.Ovo je najvažniji dio upita jer treba biti potpuno točan, jasan i sažet koliko je moguće.Zahvaljujući neprekidnoj težnji da se pojedini procesi u industriji maksimalno pojednostave, a proizvodi jednoznačno definiraju postoje norme koje nam to i omogućavaju. Norma ili standard propisuje označavanje ispravno označavanje proizvoda, materijala, dimenzije i količine. Na ovim su prostorima trenutno u korištenju 4 različite norme:
- JUS (stara jugoslavenska norma koju koriste uglavnom starije generacije)
- DIN (stara njemačka norma koja je još uvijek relativno popularna)
- EN (aktualna norma  koju propisuje Europska unija)
- ANSI (aktualni američki standard)

Od navedenih normi službeno bi se trebali koristiti samo EN i ANSI standardi.

Primjer:

Proizvodnja traži zavarene pravokutne cijevi St 37 u dimenziji 50x50x4 60 metara, 40x30x2 30 metara, i 180x100x8 18 metara u standardnim dužinama.

Ispravan način pisanja upita izgleda ovako:

Šuplji profili EN 10219 S235JR
40x30x2    L=6.000 mm      6 komada
50x50x4    L=6.000 mm    10 komada
180x100x8    L=6.000 mm      3 komada

Standardne trgovačke dužine za cijevi su između 5 i 7 metara, te 10 i 12 metara. Djelatnik u nabavi treba znati koje dužine proizvodnji više odgovaraju. Ukoliko ne zna, treba provjeriti kod osobe zadužene za proizvodnju. Ukoliko se u upitu ne specificiraju željene dužine, ponuda će stići na ukupnu dužinu, međutim prilikom isporuke dužine mogu varirati u navedenom rasponu.

Ovo je idealan trenutak da se ispod traženih proizvoda navede koji je certifikat potreban. Proizvodnja obično podrazumijeva da uz to ide 3.1 certifikat, ali to je neophodno navesti na upitu. Certifikat najčešće nije uključen u cijenu. Troškovi njegovog izdavanja uglavnom nisu veliki, gledajući na prosječnu vrijednost narudžbe, ali ponekad mogu biti neugodno iznenađenje. Iz tog je razloga potrebno odmah navesti potreban certifikat, obično u obliku EN 10204 3.1.

Ispod toga slijede ostali dodatni zahtjevi – ukoliko ih ima. (željeni rok isporuke, način prijevoza, itd.)

Kada ste sve to napisali vrijeme je da se zahvalite na brzoj ponudi.
"Unaprijed hvala na brzom odgovoru."

Na kraju treba obavezno napisati svoje ime i prezime, logotip i/ili ime poduzeća i kontakt podatke (broj  telefona i faksa, email, web stranica). To je korak koji se nažalost prečesto preskače, te upit automatski postaje neozbiljan.

Oblik pisanja

Vrlo je važno da oblik pisanja bude lako pregledan tako da primatelj odmah može uočiti najbitniji sadržaj upita. Iz tog razloga nastojte koristiti poravnate početke i završetke rečenica, poglavlja, te koristite  razmake između njih.
Neformatirani sadržaj daje dojam kaotičnosti i teže se u njemu snalaziti. Poravnati sadržaj daje tehnički čistu sliku što je vrlo bitno za primatelja, a u krajnjoj liniji i za vas kao pošiljatelja.


Za kraj stavio sam usporedbu 3 upita napisana prema primjerima koje smo koristili u ovom članku. Ukoliko se do sada niste držali ovih smjernica, pokušajte s ovim saznanjem poslati upite na mjesta s kojih niste dobivali ponude ili pak pošaljite na ovaj način upite sadašnjim partnerima. Bit će vam vrlo zahvalni.

Sav sadržaj napisan u predmetu

Primjer upita gdje je sav sadržaj napisan u predmetu

Uobičajen neozbiljan upit

Primjer uobičajenog neozbiljnog upita

Ispravno napisan upit

Primjer ispravno napisanog upita

Pratite nas na društvenim mrežama!

© 2016 e-metallicus.com - portal za metalnu industriju. Sva prava zadržana.

Informacija

Portal e-metallicus.com koristi kolačiće za kvalitetniji prikaz i korisničko iskustvo. Korištenjem portala prihvaćate upotrebu kolačića. Saznajte više.

Prihvaćam!